Pflichtinformationen bei der Nutzung eines Videokonferenzsystems
gem. Art. 12 ff. DS-GVO

Ergänzende Datenschutzhinweise bei der Nutzung eines Videokonferenzsystems bzw. Telefonkonferenz über ein Videokonferenzsystem

Wir setzen als Videokonferenzsystem das Tool „Zoom“ der Firma „Zoom Video Communications, Inc.“ ein. Nähere Angaben zur Datenverarbeitung durch den Anbieter des von uns eingesetzten Videokonferenzsystems, finden Sie unter https://explore.zoom.us/de/privacy.

Verarbeitung Ihrer Personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung eines Videokonferenzsystems
Bei der Nutzung eines Videokonferenzsystems werden die Daten verarbeitet, die Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen:
• Angaben zum Nutzer: Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse (optionale Angabe), Profilbild, -informationen (optionale Angaben), bevorzugte Sprache etc.
• Meeting-Metadaten: Meeting-ID, Teilnehmer-IP-Adressen, Servicedaten zur jeweiligen Sitzung und Nutzung des Systems (Daten von Geräten/genutzter Hardware), Telefonnummern (bei Einwahl mit dem Telefon), Ort, Name des Meetings und ggf. Passwort vom Veranstalter
• Chat-, Audio- und Videodaten: Damit Audio- und Videoübertragung stattfinden können, benötigt die Anwendung Zugriff auf Ihr Mikrofon bzw. Ihre Videokamera. Sie können diese jederzeit selbst über die jeweilige Applikation stumm- bzw. abschalten. Ggf. von Ihnen gemachten Texteingaben im Chat werden ebenfalls verarbeitet, z. B. zur Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings.
• Bei Aufzeichnungen (optional, bzw. nur mit Einwilligung): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. Sofern „Online-Meetings“ aufgezeichnet werden sollen, werden wir Sie im Vorfeld transparent darüber informieren, und – soweit erforderlich – um Ihre Zustimmung bitten. Ihre Zustimmung erfolgt freiwillig. Sie können diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ab Widerruf wird die Aufzeichnung gestoppt.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen (oder Pseudonym) machen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung im Rahmen der Nutzung eines Videokonferenzsystems
Die Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ sind:
• Art. 6 Abs. 1 Lit. f DS-GVO – unsererseits besteht ein berechtigtes Interesse in der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“,
• Art. 6 Abs. 1 Lit. b DS-GVO, ggf. iVm § 11 StBerG – die Meetings werden im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen durchgeführt.

Gleiches gilt, falls das Videokonferenzsystem eines anderen Anbieters, z.B. Microsoft Teams, verwendet wird.

Werden die von Ihnen überlassenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt, wenn:
• sich Teilnehmende des „Online-Meetings“ in einem Staat außerhalb des Geltungsbereichs der DS-GVO (sog. Drittland) aufhalten. In diesem Fall erfolgt das Routing von Daten über Internetserver, die sich außerhalb der EU befinden. Die Daten sind während des Transports über das Internet verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
• das Videokonferenzsystem eines Anbieters eingesetzt, dessen Firmensitz sich in einem Drittland befindet. Ein angemessener Datenschutz wird durch sog. EU-Standardvertragsklauseln, durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder entsprechende Garantien des Videokonferenzanbieters gewährleitstet. Details dazu in Bezug auf „Zoom“ erhalten Sie unter https://explore.zoom.us/de/privacy.